La organización de un evento se compone de tres fases clave, además del estresante día D.
La primera se centra en la planificación, en esta fase un buen breafing es vital donde todo gira en torno a la pregunta clave y que corresponde al adverbio ¿por qué? y ¿Cuáles son los objetivos del evento? al que siguen otros dos adverbios no menos importantes, ¿Quién? y ¿Cuánto?, o lo que es lo mismo: ¿ Con que recursos contamos?, en esta fase hay que tener en cuenta dos aspectos ¿ realmente sabemos organizar el evento? y ¿tenemos los recursos económicos, materiales y humanos que nos garanticen obtener los resultados deseados?, mi recomendación en esta fase siempre es aplicar la ley de Parkinson: “Toda tarea tiende a dilatarse o encarecerse hasta consumir su máximo tiempo o presupuesto disponible”, por lo que contar con riguroso cronograma y un plan de contingencia frente a gastos imprevistos de al menos un 5% se hace totalmente necesario.
La segunda fase, la de organización corresponde al adverbio ¿cómo?, en esta fase asignaremos los recursos disponibles sin olvidar dos importantes claves: rigor y creatividad pues la una sin la otra nos podría llevar a organizar un evento perfectamente organizado pero tremendamente aburrido o sorprendentemente creativo pero con efecto “caos organizativo”.
Por último y aunque no lo parezca, la más importante o al menos imprescindible de las fases, la de control, todo se puede y se debe medir y lo que no, hay que hacerlo medible. Un evento es una empresa, con su propio Canvas, pero a diferencia de cualquier empresa el evento e efímero, tiene fecha de finalización. En cualquier caso desde la planificación hasta la llegada del Día D hay que contar con indicadores que nos indiquen si nuestro evento se dirige a buen puerto o si se están produciendo desviaciones y que acciones correctoras y preventivas vamos a adoptar.
La dificultad que genera la organización de un evento hace que muchas empresas opten por dos caminos, el de desestimar la idea de organizarlo, lo cual es un error pues demostrado está que el evento es la herramienta de marketing más eficaz, o lanzarse a la aventura de organizarlo sin tener en cuenta las tres fases comentadas con unos resultados contrarios a los deseados.
Pero existe una tercera vía y es la de recurrir a una empresa o profesional experto en organización de eventos pero ojo la palabra experto viene de experiencia, hoy en día son muchas las personas que se denominan expertas y que en realidad son solo aficionados que no han pasado de organizar alguna boda y cumpleaños.
Un autentico profesional viene avalado por una trayectoria de éxito que garantiza no solo una perfecta organización, sino un ahorro importante de dinero porque conoce perfectamente a los proveedores más competitivos y tal vez lo más importante, un buen profesional cuenta con la metodología necesaria para alcanzar los objetivos y en definitiva permitir que podamos dormir tranquilos.