El próximo 30 de julio finaliza el plazo para la presentación de las cuentas anuales de la empresa. Un proceso que es sencillo y obligatorio pero que como señala RB Ruiz Beato Abogados (www.ruiz-beato.com), especializada en aportar soluciones y servicios en asuntos laborales, fiscales y jurídicos, casi una de cada dos empresas no lo hace o las presenta con errores, pese a exponerse a ser sancionadas con multas de hasta 300.000 euros.
“Más allá de las multas por no presentar las cuentas anuales las empresas no se dan cuenta de que el incumplimiento de esta obligación puede acarrear problemas para la gestión de la compañía ya que el Registro Mercantil cierra la hoja si no se han presentado las cuentas anuales a partir del 31 de diciembre de ese año”, señala Fernando Ruiz-Beato, socio de RB Ruiz Beato Abogados.
Aunque en 2016 se crearon más de 100.000 nuevas empresas en España, durante los últimos años se nota un aumento muy significativo en el porcentaje de empresas que no depositan sus cuentas anuales en el Registro Mercantil ni publican sus actos.
Desde RB Ruiz Beato Abogados señalan los cinco errores más frecuentes que cometen las empresas a la hora de presentar las cuentas anuales:
1) No presentar las cuentas: por olvido, por desconocimiento, por dejarlo para el último día, por inactividad de la empresa... Según Iberinform un 43% de las empresas españolas que los registros oficiales consideran activas no tienen realmente actividad y por eso no presentan cuentas. El problema es que muchas empresas no dan importancia a esta obligación formal pese a que supone el cierre de la hoja registral.
2) Desconocer las sanciones: el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos de las cuentas anuales puede dar lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros y que puede elevarse hasta los 300.000 euros cuando la sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria.
3) Usar plantillas: muchas empresas se limitan a utilizar plantillas, que si bien en la mayoría de los casos son adecuadas formalmente, en su memoria no contemplan las peculiaridades de cada empresa y, en consecuencia, no cuentan dentro de su contenido con aquellas anotaciones, salvedades o términos necesarios, obligatorios o recomendables según las circunstancias de cada empresa. Una buena memoria en tiempo de dificultades puede ser un elemento diferenciador.
4) No actualizar los datos del órgano de administración: es muy importante tener los datos del órgano de administración actualizados ya que de lo contrario te devuelven las cuentas para su subsanación.
5) No incluir el informe de auditoría: para aquellas empresas que están obligadas a presentar el informe de auditoría junto a las cuentas anuales la no inclusión puede hacer que la hoja registral también sea devuelta.